Kennis combineren in Raadzaam

Geplaatst op 3 april 2025 door Peter Tessel

Griffies willen raadsleden, burgers en andere geïnteresseerden in staat stellen zich zo eenvoudig, snel en volledig mogelijk te informeren over de onderwerpen die binnen hun gemeenten spelen. Door context en duiding te geven bij de constante stroom aan informatie en stukken, dragen zij bij aan de kwaliteit van het debat, de besluitvorming en de lokale democratie. Over het algemeen gebruikt de griffie een raadsinformatiesysteem (RIS) voor het beschikbaar stellen van de college- en raadsstukken. Een RIS is in essentie echter een vergaderapplicatie die de griffie primair helpt bij het efficiënt voorbereiden van agenda's. Door de focus op vergaderingen is het niet zo geschikt wanneer gebruikers informatie terug willen vinden of inzicht willen krijgen in de ontwikkeling van een onderwerp door de tijd heen. Stukken worden iedere keer opnieuw aan agendapunten gekoppeld en om goed overzicht te krijgen moet je als gebruiker dus weten wanneer iets op de agenda stond.

Raadzaam vult het RIS aan door de raadsinformatie doorzoekbaar te maken op het niveau van raadsinstrumenten: de instrumenten die raadsleden ter beschikking hebben om hun kaderstellende en controlerende rol te vervullen zoals amendementen, moties en raadsvoorstellen. Voor ieder instrument vinden gebruikers direct de agendapunten waarin ze zijn behandeld, alle bijbehorende stukken en eventuele extra informatie zoals bijvoorbeeld stemuitslagen. Hoewel we raadsinformatie zo beter vindbaar maken, hebben we hierbij ook te maken met de beperkingen die het RIS stelt in de manier waarop griffies context en duiding kunnen geven. Zo kunnen we agendapunten en stukken aan instrumenten koppelen op basis van unieke nummers of de naam of het onderwerp van een stuk. Raadsinstrumenten zelf kunnen we echter vaak niet aan elkaar koppelen. Deze informatie ontbreekt gewoonweg in het RIS. De behoefte van griffies om ook op dit niveau inzicht te bieden in de samenhang tussen raadsinstrumenten en de totstandkoming van beleid is er echter wel. Dit horen we vaak terug als de wens voor dossiers, een logische reeks raadsinstrumenten over een specifiek (groter) onderwerp. Denk aan de Floriade in Almere, Muziekpaleis TivoliVredenburg in Utrecht of de Noord/Zuidlijn in Amsterdam.

Het afgelopen jaar hebben we meerdere keren gezien hoe griffies de beperkingen van het RIS omzeilen en hun kennis breder met raadsleden delen. Hieronder een drietal voorbeelden, waarbij we telkens de meest passende oplossing hebben gekozen in samenspraak met de griffie (en continu de balans zochten tussen gemak van administratie en verbeterde informatie voor de gebruikers).

Utrecht: raadstoetsen

Utrecht verzocht ons om raadstoetsen als nieuw raadsinstrument aan Raadzaam toe te voegen. Anders dan bij andere instrumenten bleek echter dat niet alle agendapunten, stukken en moties logisch aan elkaar gekoppeld konden worden. Adviseur bestuurlijke informatievoorziening Claire Leijs en wij besloten daarom als experiment deze instrumenten op basis van een spreadsheet te construeren. Claire gaf hierin aan uit welke onderdelen een raadstoets bestaat.

De onderdelen van raadstoets Openbare ruimte en Groen in de spreadsheet.

De agendapunten, stukken en gerelateerde raadsinstrumenten van een raadstoets koppelden we vervolgens in Raadzaam aan elkaar en maakten we net als andere typen instrumenten beschikbaar:

De detailpagina van raadstoets Openbare ruimte en Groen in Raadzaam.

Nadat we de raadstoetsen op deze manier naar tevredenheid hadden geconstrueerd, bracht Claire de informatie uit het spreadsheet over naar een overzicht in het RIS. Zo kan zij de informatie over dit raadsinstrument eenvoudig beheren en is het ook voor gebruikers inzichtelijk waar dit vandaan komt. Via de tussenstap van het spreadsheet deelt de griffie van de Raad van Utrecht nu zo haar kennis over raadstoetsen met haar raadsleden en andere geïnteresseerden.

Almere: gesprekswijzers

Een andere manier om kennis over het beleidsproces te delen kwamen we tegen in Almere. Informatieadviseur Jeffrey Koppelaar vroeg ontwerpbureau Norday en ons om hen te helpen bij het ontwerpen van de Informeren pijler van hun raadsplatform raadvanalmere.nl. Het uitgangspunt hierbij was om raadsleden informatie uit allerlei externe bronnen te presenteren die relevant is voor het begrijpen van de totstandkoming van raadsvoorstellen of voor het opstellen van eigen initiatiefvoorstellen. Tijdens interviews met raadsleden kwamen we erachter dat zij al heel tevreden zijn met de bestaande informatievoorziening vanuit de griffie en dat met name gesprekswijzers hierin een belangrijke rol spelen. In een gesprekswijzer introduceert de griffie een voorstel dat op de agenda staat, legt het uit hoe het behandeld zal worden en toont het links naar relevante raadsinstrumenten die aan het huidige voorstel voorafgaan.

Een gesprekswijzer van de griffie van Almere.

We ontwikkelden een prototype waarin we de kennis die de griffie via gesprekswijzers deelt uit de betreffende PDFs extraheren, toevoegen aan de reeds bestaande informatie in Raadzaam en gebruiken om inzicht te geven in de samenhang tussen raadsinstrumenten binnen dossiers en domeinen.

Amsterdam: links

Ook de griffie van de Raad van Amsterdam is op zoek naar de beste manier om context en duiding bij de stukken in het RIS te geven. Tijdens de design sprint transparantie, dossiervorming en tijdlijn raadsinformatie onderzochten we of we een secundaire navigatiestructuur aan Raadzaam konden toevoegen die past bij dwarsverbanden tussen raadsstukken. In interviews vertelden raadsleden ons dat ze met name behoefte hebben aan meer historische context. Aan een soort metrokaart waarop ze raadsstukken kunnen volgen terwijl ze stations aandoen op een bepaald bestuurlijk traject. Informatie die in het RIS ontbreekt. We onderzochten verschillende manieren om bruikbare kennis uit bestaande raadsstukken te halen en vonden vooral goede resultaten door hier links naar andere raadsstukken uit te extraheren. In het prototype gebruiken we deze links om op de detailpagina van een raadsinstrument gerelateerde raadsinstrumenten te presenteren onder de kopjes Wat hieraan vooraf ging en Wat hierop volgde.

Screenshot prototype Amsterdam.

Met kennis die in de vorm van links aan raadsstukken is toegevoegd, creëren we zo een secundaire navigatiestructuur die gebruikers meer historische context geeft.

Kennis combineren

Met Raadzaam helpen we griffies bij het optimaal delen van hun kennis over het beleidsproces. De primaire bron hiervoor is het RIS. Dit systeem bevat alle stukken die tijdens vergaderingen zijn besproken, maar stelt beperkingen aan de manier waarop griffies hier context en duiding aan kunnen geven. Door kennis uit andere bronnen aan de bestaande informatie uit het RIS te koppelen, biedt Raadzaam meer (historische) context bij raadsinstrumenten en geeft het gebruikers eenvoudiger, sneller en vollediger inzicht in de onderwerpen die binnen hun gemeenten spelen. Griffies kunnen hun kennis met dit expliciete doel vastleggen, zoals Utrecht dit doet voor raadstoetsen, kunnen bestaande bronnen hergebruiken, zoals Almere dit doet met gesprekswijzers of kunnen impliciete kennis gebruiken, zoals Amsterdam dit doet met de links in raadsstukken. Welke kennis wil jij toevoegen aan de informatie uit jouw RIS? Laat het ons weten, we denken graag met je mee!