U-reka!

Geplaatst op 6 februari 2020 door Peter Tessel

In het najaar van 2018 besluit de griffie van de gemeenteraad van Utrecht te onderzoeken hoe het vinden van raadsinformatie verder kan worden gefaciliteerd. Informatie- en procesmanager Erwin Raemakers:

'Het zoeken en vinden van informatie is vaak lastig, zeker binnen een complexe organisatie als een gemeente. We willen de stad optimaal bedienen door ervoor te zorgen dat raadsleden hun tijd besteden aan het tot zich nemen van informatie ter voorbereiding op een debat, niet met het ernaar zoeken.'

Een team van UX- en informatiespecialisten van de griffie brengt het zoekprobleem samen met de raad uitgebreid in kaart en ontwikkelt persona Barbara:

Net als veel andere raadsleden is Barbara drukbezet. Zij combineert haar werk voor de raad met een reguliere baan en wil haar tijd daarom zo efficiënt mogelijk besteden. Informatie die zij nodig heeft om goed voorbereid de politieke arena in te gaan, wil ze makkelijk en snel kunnen vinden in de raadssystemen die haar ter beschikking staan.

Om dit voor Barbara's collega's in de raad te realiseren, besluit de griffie een prototype-zoekmachine te laten bouwen waarmee raadsleden via één portaal toegang krijgen tot meerdere raadssystemen. Zij wil dit prototype agile ontwikkelen om het project gaandeweg bij te kunnen sturen en vult het team aan met zoekspecialiten van Spinque:

'De samenwerking met Spinque was heel prettig: ze luisterden aandachtig en dachten goed mee. Het team werkte zeer nauw samen en produceerde om de week een nieuwe versie van het prototype. ... Soms was het proces ook vervelend: de mensen van Spinque bleven lastige vragen stellen waar we zelf nooit aan hadden gedacht... Maar in alle ernst: de samenwerking was zeer stimulerend en overtrof onze verwachtingen.'

Op deze manier ontwikkelt het team in drie maanden een volwaardig zoeksysteem waarmee raadsleden tegelijk in meerdere raadssystemen kunnen zoeken. Het voorziet bovendien in een aantal specifieke informatiebehoeften die tijdens het ontwerpproces naar voren komen. Hiervoor ontwikkelt het team een datamodel in de vorm van een knowledge graph met de concepten en entiteiten binnen het raadsdomein die relevant zijn voor raadsleden.

'De knowledge graph is een heel mooi model. Het is eigenlijk een voorwaarde voor Spinque's unieke aanpak: uniform toepasbaar maatwerk.'

Het domeinmodel maakt het mogelijk om efficiënt toegang tot informatie te krijgen. Tijdens het UX-onderzoek was bijvoorbeeld gebleken dat raadsleden vaak op zoek zijn naar voorstellen, maar dat dit instrument niet expliciet is gedefinieerd in het raadsinformatiesysteem en daarom moeilijk te vinden. Door dit concept op te nemen in het domeinmodel en te koppelen aan de betreffende agendapunten en documenten, kan alle relevante informatie over een raadsvoorstel nu eenvoudig worden gevonden en in context gepresenteerd.

De kracht van het domeinmodel komt ook naar voren bij het zoeken naar uitspraken van collega-raadsleden en wethouders. Deze uitspraken zijn terug te vinden in de notulen van vergaderingen en kunnen daarin dus worden gevonden. Dit kost vaak onnodig veel tijd, omdat de informatie over wie een uitspraak doet tijdens het zoeken niet (goed) kan worden benut. Het ontwikkelde zoeksysteem splitst de notulen op in losse uitspraken, voegt die als aparte entiteiten toe aan de knowledge graph en verbindt ze met de personen die ze hebben gedaan. Raadsleden kunnen zo tijdens het zoeken filteren op personen en partijen en vinden relevante uitspraken zo makkelijker en sneller.

Nadat het prototype uitgebreid is getest, lanceert de griffie het zoeksysteem onder de naam U-reka. Tijdens een ludieke wedstrijd neemt team 'Ervaren', uitgerust met een laptop, papieren documenten en met toegang tot een hulplijn, het op tegen team 'Jong', uitsluitend uitgerust met een laptop met U-reka. Zij zoeken het antwoord op vijf klassiekers uit de Utrechtse gemeentepolitiek, waaronder 'Wanneer was het eerste spoeddebat over de Uifhoflijn?', 'Wat betekent de afkorting VRI?' en 'Wat is het maximaal toegestane geluidsvolume voor een geluidsoverdracht (in het kader van het nieuwe muziekcomplex TivoliVredenburg)?' Hoewel beide teams elke vraag binnen een minuut weten te beantwoorden, roept team 'Jong' vaker 'U-reka!' dan team 'Ervaren' en wint ze met 3,5 tegen 1,5.

Met de lancering van U-reka sluiten we een search design proces af waarin we nauw hebben samengewerkt met informatie- en UX-specialisten van gemeente Utrecht. Wij bedanken hen voor de prettige samenwerking en wensen hen veel zoek plezier toe met U-reka!

Een deel van team U-reka na de eindpresentatie voor Utrechtse raadsleden.