Grip op raadsinformatie: API’s op maat
De zoekmachine van Raadzaam helpt raadsleden, griffiemedewerkers, bestuurders en inwoners om snel de juiste raadsinformatie in de juiste context te vinden. De zoekmachine geeft snel en eenvoudig toegang tot de onderliggende kennislaag.
In de kennislaag wordt de structuur en samenhang van de data uit het raadsinformatiesysteem (RIS) expliciet vastgelegd. Raadsstukken, vergaderingen, stemmingen, raadsleden, verslagen en toezeggingen worden automatisch herkend en logisch met elkaar verbonden. Hierdoor zien gebruikers raadsinformatie in de context van het besluitvormingsproces en krijgen ze sneller inzicht in hoe beleid tot stand komt.
Zoeken is echter slechts één van de vele toepassingen waarvoor Raadzaam gebruikt kan worden. Doordat raadsinformatie in de kennislaag logisch gestructureerd is en in samenhang beschikbaar, kunnen we met Raadzaam op ditzelfde fundament nog veel meer toepassingen bouwen.
De afgelopen maanden hebben we dit samen met gebruikers verder onderzocht en ontwikkeld. In deze serie van vier artikelen laten we zien hoe Raadzaam gebruikt kan worden om AI assistants van informatie te voorzien, om nieuwe ingangen op de kennislaag te maken, om dynamisch dossiers op te bouwen en om de informatie in de kennislaag als Linked Open Data beschikbaar te maken.
In dit tweede deel laten we zien hoe Almere Raadzaam gebruikt om nieuwe ingangen op de kennislaag te maken.
Van opgesloten data naar herbruikbare informatie
Raadsinformatiesystemen organiseren informatie in de context van vergaderingen, agenda's en bijlagen. Die structuur ondersteunt het vergaderproces perfect, maar maakt het lastig om dezelfde data ook op andere manieren te gebruiken.
Voor Jeffrey Koppelaar, informatieadviseur bij de Raadsgriffie van Almere, voelt het alsof de data in het RIS zit opgesloten en hij zelf geen sleutel heeft om het eruit te halen. Hij is technisch onderlegd en wil eenvoudig toegang tot deze informatie, zodat hij de data ook voor andere doeleinden kan gebruiken.
Een API op maat biedt een griffie de mogelijkheid om nieuwe ingangen op de kennislaag te maken die hen precies de benodigde informatie leveren.
Van zoekmachine naar toepassing op maat
Op iedere griffie zijn er taken waar specifieke informatie voor nodig is: het schrijven van artikelen over nieuwe onderwerpen, het opstellen van agenda's, het maken van blokkenschema's. Deze informatie zoeken griffiemedewerkers nu in het RIS bij elkaar, bewerken het en publiceren het in het gewenste formaat. Kleine taken die op zich niet veel tijd kosten, maar door het repetitieve karakter ervan wel.
Jeffrey heeft een ruime taakopvatting en ziet het als onderdeel van zijn werk om collega’s te helpen de tijd die ze aan deze taken besteden structureel te verminderen. Hij verkent daartoe de mogelijkheden die AI assistenten hem bieden om kleine applicaties te vibecoden en deze voor zijn collega’s beschikbaar te stellen in de Toolbox Raad van Almere.
Een van de eerste tools die Jeffrey maakt is de Publicatiechecker. Deze tool stelt communicatiemedewerkers in staat om snel een overzicht van de stukken op de werkvoorraad te laden en hier samenvattingen van te laten genereren. Deze samenvattingen vormen de eerste opzet voor nieuwe artikelen op de Raad van Almere website waar de griffie inwoners laagdrempelig informeert over de onderwerpen die binnen de raad spelen. Dat bespaart tijd bij zowel het vinden en doorgronden van de informatie als bij het schrijven.
De publicatiechecker van de Raad van Almere.
Jeffrey was initieel van plan om een bestaande ingang, waar ook de zoekmachine gebruik van maakt, te herbruiken om toegang te krijgen tot de benodigde informatie in de kennislaag. Het bleek echter efficiënter om een nieuwe ingang te maken. Via deze ingang haalt de Publicatiechecker alleen de stukken op de werkvoorraad op. Omdat Almere zijn raadsinformatie gestructureerd beschikbaar heeft in de kennislaag, kon Jeffrey deze nieuwe ingang met relatief weinig moeite maken.
De strategie om de stukken op de werkvoorraad te verkrijgen.
De werkvoorraad ingang kon Jeffrey vervolgens ook gebruiken voor de PM-planner, een tool voor het opstellen van agenda’s. Raadsadviseurs laden de stukken op de werkvoorraad, slepen deze op agenda’s en publiceren het resultaat als PDF.
Voor de blokkenschemabouwer, die Jeffrey’s collega’s gebruiken voor de narrowcasting-schermen in het stadhuis, maakte Jeffrey een nieuwe ingang op de kennislaag die de vergaderingen op een bepaalde datum ophaalt. Deze taak kost Jeffrey’s collega’s nu nog maar 5 minuten in plaats van het half uur dat het eerder kostte.
Eén kennislaag, meerdere toepassingen
De samenwerking met Almere laat zien hoe Raadzaam op basis van een en dezelfde kennislaag verschillende problemen oplost. Met onze zoekmachine maken we raadsinformatie vindbaar en beleid inzichtelijk. Met een API op maat maken we eenvoudig nieuwe ingangen waarmee data voor het uitvoeren van specifieke taken toegankelijk wordt.
De kennislaag vormt het fundament waarin de structuur en samenhang van de informatie in het raadsdomein expliciet is vastgelegd. Raadzaam stelt je in staat om snel en eenvoudig toegang te krijgen tot deze informatie.
In de andere drie delen van deze serie laten we zien hoe we dit fundament ook gebruiken voor onze AI connector, dynamische dossiers en Linked Open Data. Zo realiseren we met Raadzaam grip op raadsinformatie.