Drie jaar Documentwijzer: hoe Raadzaam beleidswerkelijkheid vertaalt naar bewonerswerkelijkheid in Almere

Sinds oktober 2022 is Raadzaam in gebruik bij de gemeente Almere onder de naam ‘Documentwijzer’. De aanleiding om met de zoekmachine te starten was tweeledig: het verbeteren van de informatievoorziening voor de raad en het laagdrempelig toegankelijk maken van de lokale politiek voor inwoners.

Sinds de start van de samenwerking weten gebruikers de Documentwijzer steeds beter te vinden. Het aantal unieke bezoekers groeit jaarlijks: van 10.800 in 2023 naar 21.200 in 2025.

In deze klantcase delen Jeffrey Koppelaar en Gert-Jan Broer hun ervaringen met Raadzaam en vertellen zij hoe raadvanalmere.nl fungeert als prototype voor het initiatief ‘Democratie Dichtbij’.

“Wij willen meer inzicht. Daar begint het mee”

Voordat Jeffrey als informatieadviseur bij de gemeente Almere begon, was hij raadslid in de gemeente Utrecht. Die ervaring neemt hij dagelijks mee in zijn huidige werk, waarin het draait om het verbinden van informatie zodat die vindbaar en begrijpelijk wordt voor raadsleden en inwoners.

Raadsinformatie is complex. Het gaat om moties, verslagen, besluitenlijsten en toezeggingen die onderling met elkaar samenhangen. Inwoners zijn echter niet op zoek naar losse documenten, maar naar een antwoord op een vraag over een bepaald onderwerp. Zij willen weten wat er speelt, welke besluiten zijn genomen en hoe het beleid zich in de loop van de tijd heeft ontwikkeld.

Raadzaam sluit aan op die informatiebehoefte en maakt inzichtelijk hoe verschillende raadsstukken samen het beleid vormen.

Van RIS naar bewonersperspectief

Een raadsinformatiesysteem (RIS) is in de basis een vergadersysteem. Het ondersteunt de raad bij het vergaderen, maar is niet ontworpen om complexe raadsinformatie toegankelijk te maken voor de buitenwereld.

Raadzaam overbrugt die kloof. Het maakt het mogelijk om van beleidswerkelijkheid naar bewonerswerkelijkheid te gaan. Dat helpt inwoners, maar ook raadsleden zelf. De raad is immers een lekenbestuur en heeft baat bij een manier van kijken en communiceren die verder gaat dan vergaderlogica en documentstructuren.

De belangrijkste verandering die Raadzaam heeft gebracht ten opzichte van werken met het RIS, is dat alle kennis van de raad de plek heeft gekregen die het verdient. Waardevolle kennis gaat niet langer verloren doordat informatie onvindbaar is.

Jeffrey herinnert zich een moment dat dit pijnlijk duidelijk maakte:

Mensen verdwalen volledig in het RIS. Een inwoner belde met een vraag over de renovatie van een brug. Ik probeerde hem door het RIS heen te praten: naar de juiste dag, de juiste vergadering, de bijlagen. Toen realiseerde ik me hoe complex en ontoegankelijk dat eigenlijk is. Met Raadzaam zoek je gewoon op de naam van de brug en je vindt het meteen.

De apothekerskast

Griffier Gert-Jan Broer vat het verschil kernachtig samen:

Het vereist heel veel kennis om te weten welk medicijn in welk laatje ligt. Raadzaam maakt die apothekerskast op een andere manier doorzoekbaar. Het heft de schotten tussen de lades op en maakt alles direct vindbaar op onderwerp of type raadsstuk.

Overzicht voor Raadsleden en griffiemedewerkers

Ook voor raadsleden biedt Raadzaam een waardevol startpunt wanneer zij nog geen specifieke vraag of diepgaande kennis hebben van een onderwerp. Bij de voorbereiding van een bespreking kunnen zij zich snel inlezen, zien wat er eerder is besproken en bepalen waar verdere verdieping nodig is.

De griffie gebruikt Raadzaam eveneens als centraal verwijspunt in de communicatie richting raadsleden en inwoners. Hierdoor is informatie voor iedereen op dezelfde manier toegankelijk en ontstaat er een gedeeld vertrekpunt voor voorbereiding, gesprek en besluitvorming.

Raadsleden die beter op de hoogte zijn van de context, kunnen de voor- en nadelen beter afwegen en maken per definitie betere besluiten.

Continu bijschaven en doorontwikkelen

De Documentwijzer is sinds de ingebruikname continu bijgeschaafd en doorontwikkeld. Concreet betekent dit: zoekstrategieën verbeteren en nieuwe informatiebronnen toevoegen.

Een concreet voorbeeld is het inzichtelijk maken van de uitvoering van aangenomen moties. Moties worden ingediend en opgeslagen in het RIS van de raad. De uitvoering door het college wordt vastgelegd in brieven die in andere systemen worden beheerd. Door deze systemen te koppelen, is nu zichtbaar hoe een motie is afgehandeld en wanneer.

De samenwerking met Raadzaam voelt als samenwerken met een hele betrokken partner. Ideeën voor nieuwe functionaliteiten worden snel opgepakt en verwachtingen worden waargemaakt. Dat maakt het verbeteren van de informatievoorziening ook gewoon leuk.

Van Documentwijzer naar raadvanalmere.nl

Om raadsinformatie nog begrijpelijker te maken voor inwoners is de Documentwijzer geïntegreerd in raadvanalmere.nl. De website fungeert als centraal informatiepunt waar laagdrempelig wordt uitgelegd hoe de raad werkt, wie de raadsleden zijn en wat de stand van zaken is per onderwerp.

De redacteur bij de griffie schrijft bij ieder besproken onderwerp een nieuwsbericht in begrijpelijke taal. Deze artikelen beantwoorden steeds dezelfde kernvragen: waar gaat het over? en waarom praat de raad hierover? Daarmee vormen ze een logisch startpunt voor verdere duiding en opvolging.

Jeffrey licht dit als volgt toe:

Ze vormen een startpunt waar opvolging op wordt gegeven, zodat een kruimelspoor ontstaat van uitleg naar besluit, en van besluit naar opvolging. We communiceren in het hier en nu, maar bouwen hier ook historie mee op. Je kunt het zien als een vorm van dossieropbouw. Een investering in de toekomst.

De nieuwsberichten worden gedeeld via een nieuwsbrief met meer dan 2.000 abonnees. Voor veel inwoners is dit een eerste en toegankelijke ingang tot de lokale politiek.

Impact: toegankelijkheid boven rendement

De maatschappelijke impact van deze manier van werken is lastig in cijfers uit te drukken. Verkiezingsopkomst alleen zegt weinig. Daar zijn te veel factoren op van invloed.

De overheid is een atypische organisatie. Het gaat niet om bottom line, maar om toegankelijkheid. Ook als weinig mensen het lezen. Het gaat erom dat het er is, op het moment dat iemand het nodig heeft.

Vooruitkijken: Democratie Dichtbij

Almere heeft de wens om meer eigenaarschap over haar data te krijgen. In de huidige situatie is bestuurlijke informatie opgeslagen in verschillende systemen waar de gemeente niet altijd goed bij kan. Dat maakt de informatievoorziening kwetsbaar en vergroot de afhankelijkheid van externe systemen.

Vanuit die ambitie is het initiatief Democratie Dichtbij gestart: een samenwerkingsverband tussen lokale, provinciale en nationale overheden, met als doel om bestuurlijke informatie beter vindbaar en doorzoekbaar te maken. Raadvanalmere.nl fungeert hierin als pilot. Het laat zien wat er mogelijk is, maar maakt ook duidelijk dat het onderliggende probleem groter is dan Almere alleen kan oplossen.

Raadzaam biedt voor Almere toegang en inzicht in onze informatie, maar het is ook een soort pleister die we plakken. Uiteindelijk gaat het om een beter fundament. Onze droom is om de democratie en inwoners dichter bij elkaar te brengen. Dat vraagt samenwerking op alle niveaus.

Vanuit Spinque herkennen wij deze ambitie. Raadzaam laat zien wat er mogelijk is wanneer informatie wordt verbonden, gestructureerd en vanuit gebruikersperspectief wordt ontsloten.

Ontwikkelingen rond AI

Almere experimenteert voorzichtig met AI, bijvoorbeeld in de vorm van een digitale raadsassistent die raadsleden ondersteunt bij subjectieve taken zoals het schrijven van moties of spreekteksten.

Daar zie ik kansen. Maar ik ben terughoudend als het gaat om AI inzetten om de waarheid te presenteren. Neutraliteit en controle blijven essentieel.

Net als bij Raadzaam wordt AI gezien als hulpmiddel: ondersteunend aan het werk van mensen, niet als vervanging van menselijk oordeel.

Uiteindelijk draait alles om één doel: een betere democratie. Betere besluiten door volksvertegenwoordigers, gebaseerd op feitelijk correcte en volledige informatie, en een samenleving die kan begrijpen en meewegen waarom keuzes worden gemaakt.