Een jaar Raadzaam in Amsterdam: tevreden gebruikers en blik op de verkiezingen

De informatievoorziening rondom de gemeenteraad is complex. De hoeveelheid informatie is groot, verspreid over verschillende systemen en sterk verbonden aan de vergadercyclus. Raadsleden zijn bevlogen mensen die hun werk goed willen doen en daarbij afhankelijk zijn van correcte en volledige informatie.

Voor de procesmanager bedrijfsvoering betekent dit voortdurend afstemmen. Zoals Paul het zelf formuleert:

Hoe kun je de informatie die er is zodanig beschikbaar stellen, zodat raadsleden zich optimaal kunnen voorbereiden op het debat? Raadsleden moeten onderzoek kunnen doen naar de bestuurlijke achtergrond.

De voornaamste vragen in zijn werk zijn: welke informatie is er, waar staat die en hoe maak je die op een logische manier toegankelijk voor raadsleden en fractiemedewerkers? In die context vervult Raadzaam een belangrijke rol, door overzicht te bieden in de veelheid aan informatietypen en versnipperde bronnen die continu in beweging zijn.

Het is een hele leuke dynamiek om in te werken. Met sterke pieken en dalen. Raadsleden zijn dankbaar naar de griffie en voelen zich echt gesteund. Tegelijkertijd is de hoeveelheid informatie groot en het doorgronden ervan complex en tijdrovend.

De start van de samenwerking

De samenwerking tussen gemeente Amsterdam en Raadzaam begon met een design sprint, georganiseerd samen met het i-domein naar aanleiding van een marktconsultatie voor een nieuw raadsinformatiesysteem (RIS). Die sprint bleek zo succesvol dat de zoekmachine na afloop direct in gebruik werd genomen.

Paul raakte aan het einde van de implementatiefase bij het project betrokken. In deze fase hebben we onder andere gewerkt aan de toegankelijkheid van de applicatie, in lijn met WCAG 2.1 AA. Sindsdien is er sprake van een prettige en structurele samenwerking, met maandelijkse afstemming over gebruik, feedback en doorontwikkeling.

Het contact met Peter is top. We hebben elke maand een bijpraatmoment waarin we samen kijken hoe we Raadzaam verder kunnen verbeteren.

Lancering en eerste gebruik

In januari 2025 werd Raadzaam officieel gelanceerd tijdens een bijeenkomst op het stadhuis, waarbij alle fractievertegenwoordigers en fractiemedewerkers aanwezig waren. Sinds die lancering is een duidelijke stijging in het gebruik zichtbaar. In de afgelopen drie maanden werd Raadzaam geraadpleegd door ruim 5.000 unieke bezoekers.

Ervaringen van gebruikers

Gebruikers ervaren vooral winst in snelheid, overzicht en relevantie.

Paul ontvangt overwegend positieve reacties van raadsleden, fractiemedewerkers en de ambtelijke organisatie:

Als je een debat of vergadering moet voorbereiden en je wilt weten wat er eerder is besproken of besloten, dan haal je dat er nu zo uit. Dat was daarvoor lastiger. In plaats van te veel hits krijg je betere en relevantere resultaten.

Raadsleden waarderen met name de combinatie van snelheid, volledigheid en relevantie.

Het gaat om de balans hiertussen. Juistheid en volledigheid betekent automatisch ook dat veel informatie wordt aangeboden. Raadzaam helpt om binnen die veelheid overzicht te creëren, ook wanneer documenten over meerdere dossiers zijn verspreid.

Gebruikers navigeren intuïtief tussen de raadsinstrumenten en beleidsdocumenten, die in samenhang op een tijdlijn worden gepresenteerd. Zo wordt inzichtelijk hoe beleid per onderwerp is opgebouwd en welke vervolgstappen nog volgen.

De interface is niet per se shiny en oogt simpel, maar is juist daardoor heel gebruiksvriendelijk en effectief.

Impact op het raadswerk

Volgens Paul heeft Raadzaam het werk van raadsleden en fractiemedewerkers aantoonbaar makkelijker gemaakt. Of dit direct leidt tot betere besluitvorming is lastig te meten, maar de signalen zijn duidelijk positief:

Ik hoor van fracties en raadsleden dat ze er heel blij mee zijn. Vooral de combinatie van snelheid en kwaliteit, samen met de filtermogelijkheden, zijn twee winstpunten.

Minder tijd besteden aan zoeken betekent meer ruimte voor inhoudelijk debat en weloverwogen afwegingen.

Vooruitkijken: verkiezingen en groeiend gebruik

Met de gemeenteraadsverkiezingen in zicht breekt een intensieve periode aan. Debatten moeten worden voorbereid en dossiers worden doorgenomen: wat is er de afgelopen jaren besproken en besloten? Tegelijkertijd zal naar verwachting ongeveer de helft van het aantal raadsleden straks nieuw zijn.

Juist voor nieuwe raadsleden vormt Raadzaam een belangrijk startpunt om snel grip te krijgen op lopende dossiers en beleidshistorie. Paul is dan ook benieuwd of deze periode zal leiden tot een verdere toename in het gebruik van Raadzaam.

Wat kan beter?

De grootste verbeterkans ligt volgens Paul niet zozeer in de functionaliteit van Raadzaam, maar in de zichtbaarheid en het gebruik ervan.

Hoe geef je Raadzaam blijvend aandacht? En hoe voorkom je dat het uit beeld verdwijnt?

Hij vraagt zich af of het zinvol is om gebruik en tevredenheid structureel te meten, bijvoorbeeld via een enquête. Tegelijkertijd ligt er een inhoudelijke uitdaging: je nog beter verplaatsen in de gebruiker en begrijpen hoe raadsleden en fractiemedewerkers zoeken. Soms gaan zij de diepte in, soms oriënteren zij zich juist breed, afhankelijk van onderwerp en dossier.

Op basis van het huidige gebruik, met circa 5.000 unieke bezoekers in de afgelopen drie maanden, lijkt Raadzaam zijn weg binnen de organisatie goed te hebben gevonden. De grootste groeikans ligt in het verder vergroten van het bereik onder raadsleden, fractiemedewerkers, collega’s in de organisatie en inwoners.

Ontwikkelingen rond AI

Binnen de gemeente Amsterdam lopen parallel verschillende AI-initiatieven. Zo wordt samen met het i-domein gewerkt aan een eigen chatbot voor de begroting.

Paul is nauw betrokken bij deze ontwikkelingen en kijkt er ook realistisch naar vanuit het raadsdomein, want juist binnen het raadsdomein is zorgvuldigheid essentieel. Raadsinformatie moet feitelijk correct, objectief en politiek neutraal zijn. Dat maakt dat zorgvuldigheid is geboden bij de inzet van AI.

Tegelijkertijd vraagt dit domein om scherp onderscheid tussen feitelijke en mogelijk gekleurde informatie. Paul benadrukt daarom:

Het is belangrijk dat we een gelijk speelveld houden, waarin zowel grote als kleinere partijen toegang hebben tot dezelfde informatie, op basis van transparante en controleerbare bronnen.

Conclusie

Na een jaar in gebruik laat Raadzaam in Amsterdam zien dat het voorziet in een duidelijke behoefte. Gebruikers zijn tevreden, de samenwerking verloopt soepel en het gebruik groeit gestaag. Met de gemeenteraadsverkiezingen in zicht ontstaat een interessant moment om te zien welke rol Raadzaam kan spelen in de voorbereiding, overdracht en vernieuwing van het raadswerk.