Klantcase - Rijswijk

Rijswijk is één van de snelst groeiende gemeenten in Nederland. De afgelopen jaren heeft het, net als elke andere gemeente in Nederland, te maken gehad met een groeiend takenpakket, zowel qua omvang als complexiteit. Decentralisaties in het sociaal domein, de invoering van de Omgevingswet, regionale samenwerkingsverbanden en de wens om inwoners actief te betrekken bij het besluitvormingsproces vragen allemaal om (extra) aandacht van de gemeente(raad). Daar komt voor Rijswijk, vanwege de nabijheid van Den Haag, grootstedelijke problematiek nog bij.

Om haar vertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende kerntaken met deze groeiende werkdruk goed te kunnen blijven uitvoeren, besloot de Rijswijkse raad niet alleen de griffie uit te breiden met een raadsadviseur regionale samenwerking en een informatiebeheerder, maar om ook te investeren in het beter vindbaar maken van raadsinformatie. Raadsleden, fractiemedewerkers en raadsadviseurs waren namelijk onnodig veel tijd kwijt met het zoeken naar informatie in het RIS:

Wat we het RIS noemen is in essentie een vergadersysteem dat niet gebouwd is om informatie in terug te vinden. Het gaat eigenlijk al mis als je de titel niet kent… Maar het is 2025 en onze raadsleden willen weten wat er is gebeurd, willen de context weten. Informatie is de zuurstof van de democratie!

De griffie vond de overstap naar een ander RIS te ingrijpend met bovendien een onzekere uitkomst. Ze besloot daarom te zoeken naar een zoekmachine bovenop het RIS. Via een blogpost kwamen ze bij Raadzaam terecht en deze zoekmachine voldeed aan hun eisen:

Raadzaam is geavanceerd en simpel tegelijk. Het presenteert documenten visueel, wat direct al veel informatie geeft, toont een tijdlijn met agendapunten en verbanden met andere stukken. Je krijgt zo snel een beeld van het geheel en dat geeft rust.

Ook Raadzaam’s visie op het toepassen van generatieve AI kwam overeen met de ideeën van de griffie hierover:

Het is prima om AI op de achtergrond te gebruiken, maar wij vinden het bloedlink als je AI ‘loslaat’. Politiek gezien kan dat verwarrend werken, zeker bij onderwerpen van een gevoelige aard. Het interpreteren van informatie laten we graag aan raadsleden zelf over.

Rijswijk besluit Raadzaam te gaan gebruiken en tijdens het implementatieproces de informatiehuishouding verder op orde te brengen:

Om onze raadsinformatie goed vindbaar te maken en op de juiste manier te tonen, is het belangrijk om te weten hoe het echt in elkaar zit. Tijdens de implementatie was hier veel aandacht voor en zagen we waar we onze informatie nog niet op orde hebben. Dit is waardevolle input voor onze nieuwe informatiebeheerder.

Na 6 weken was Raadzaam Rijswijk gereed voor gebruik door raadsleden, fractieassistenten, beleidsadviseurs en de griffie zelf, in een later stadium zal de zoekmachine ook actief aan inwoners worden aangeboden.

Er is veel meer te vinden dan ik had verwacht. Laatst kwam er iemand naar me toe die op zoek was naar een toezegging op een ingetrokken motie. Ze had geen titel, geen jaar, alleen de fractie en het onderwerp. Normaal gesproken had het me heel veel tijd gekost om dit te vinden, maar nu vond ik het zo. En het gave is: ze kunnen dit zelf nu ook!