Zes jaar Ureka!: hoe Raadzaam onmisbaar werd voor de gemeenteraad van Utrecht

In 2018 liep de Utrechtse raad vast. Raadsinformatie was verspreid over meerdere systemen en nauwelijks terug te vinden. Raadsleden besteedden meer tijd aan zoeken dan aan het voorbereiden van debatten en besluitvorming. De werkdruk nam toe, het overzicht ontbrak.

De griffie vroeg Spinque om mee te denken over een oplossing om raadsinformatie betrouwbaar en efficiënt vindbaar te maken.

Samen ontwikkelden zij in korte tijd een prototype: U-reka! Een zoekmachine die informatie uit raadsinformatiesystemen eenvoudig vindbaar maakt.

De innovatie van deze zoekmachine zit in de onderliggende methodiek, die aansluit bij de gedachtegang van de gebruikers. Raadsleden denken in onderwerpen en beleidsterreinen, niet in losse documenten of vergaderdata uit het verleden. U-reka! maakt het mogelijk om, per onderwerp op beleidsveld, te zoeken naar raadsinstrumenten en bijbehorende relevante informatie. U-reka! neemt hiermee het perspectief aan van de gebruiker, de raadsleden.

Door alle beschikbare informatie per onderwerp in samenhang toegankelijk te maken, ondersteunt de zoekmachine het besluitvormingsproces van de raad. Raadsleden kunnen erop vertrouwen dat deze informatie feitelijk klopt en compleet is. Dat vertrouwen is essentieel om goed geïnformeerd hun werk te kunnen doen: van het voorbereiden van debatten tot het stemmen over nieuwe beleidsvoorstellen.

Zes jaar later: niet meer weg te denken

Inmiddels is U-reka! zes jaar in gebruik en uitgegroeid tot een onmisbare voorziening voor de Utrechtse raad, de griffie, beleidsadviseurs én inwoners. In 2025 is Ureka! geraadpleegd door zo’n 100 unieke bezoekers per dag.

Raadsleden kunnen zich sneller voorbereiden, beter positioneren en met meer context deelnemen aan het debat. De tijd die voorheen verloren ging aan zoeken, wordt nu besteed aan inhoud en afweging.

Raadzaam is een zege, Ik kan eigenlijk niet meer zonder.

Van zoeken naar samenhang en dossiervorming

In de jaren na de lancering werkte het team van Claire samen met Raadzaam aan het verder verbeteren van de gebruikerservaring. De focus verschoof geleidelijk van ‘vinden’ naar ‘inzicht’: hoe presenteer je samenhang in een steeds complexer informatie-landschap?

Raadsinformatie groeit continu, zowel in omvang als in diversiteit. Binnen één beleidsveld kunnen meerdere dossiers bestaan, vaak op verschillende abstractieniveaus. Neem beleid rond speeltuinen: gaat het over voorzieningen voor kinderen, of over leefbaarheid in de wijk?

Het doel bleef steeds hetzelfde: alle beschikbare informatie zo volledig en feitelijk mogelijk in samenhang presenteren en de gebruiker de mogelijkheid bieden om hier eenvoudig door te navigeren.

Daarom zijn functionaliteiten toegevoegd waarmee gebruikers per raadsinstrument zien welke raadsstukken eraan vooraf gingen en welke zullen volgen. Dit legt de basis voor dossiervorming, zonder interpretatie toe te voegen.

Ik ben blij dat we deze functionaliteiten hebben ontwikkeld. De volgende uitdaging is ordenen naar relevantie. Niet alles zit op hetzelfde abstractieniveau en dat maakt het een complexe puzzel.

Doorontwikkeling in partnerschap

De doorontwikkeling van U-reka! was geen eenmalig project, maar een langdurige samenwerking. In de jaren na de lancering werkte het team van Claire intensief samen met Raadzaam aan het verbeteren en uitbreiden van de functionaliteit.

Wat ik prettig vind aan de samenwerking met Raadzaam is dat jullie flexibel zijn en echt maatwerk leveren. Sinds we in 2018 met U-reka! zijn begonnen, is het aantal raadsinstrumenten dat via U-reka! te vinden is verdubbeld. U-reka! Is hiermee beter geworden in het onderscheiden van raadsinstrumenten en maakt specifieker zoeken mogelijk.

Verankerd in de organisatie

U-reka! is inmiddels stevig verankerd in de Utrechtse organisatie. De griffie gebruikt Raadzaam actief als verwijspunt in communicatie richting raadsleden. Dit helpt enorm, omdat documenten niet langer over en weer hoeven te worden gestuurd en fracties geen informatie meer hoeven te beheren in eigen systemen. Alles is beschikbaar op één plek: een centraal informatiepunt voor ieder raadslid. Hierdoor is sprake van gelijke monniken, gelijke kappen, waardoor ieder raadslid vanuit een gelijkwaardige informatiepositie zijn werk kan doen. Dit verhoogt de kwaliteit van het debat.

Door het beter vindbaar maken van raadsinformatie, zijn onvolledigheden en inconsistenties in de data van het Utrechtse raadsinformatiesysteem naar boven gekomen. Raadzaam helpt bij het op orde brengen van de datahuishouding en het optimaliseren van interne processen. Dit helpt de griffie bij het correct en volledig opslaan van alle beschikbare raadsinformatie.

Ook binnen de ambtelijke organisatie wordt Raadzaam veel gebruikt. In raadscommunicatie wordt in de communicatie regelmatig verwezen naar U-reka!.

Verantwoord gebruik van AI

Ook binnen de overheid speelt sterk de vraag hoe AI ingezet kan worden ter ondersteuning van het werk. Claire benadrukt dat raadsleden hierbij een bewuste afweging moeten maken: waarvoor zet je (generatieve) AI wel in, en waarvoor juist niet?

Zij vertrouwt op de expertise van Raadzaam om AI op een zorgvuldige en duidelijk afgebakende manier toe te passen. Daarbij speelt digitale soevereiniteit een steeds belangrijkere rol. Raadzaam maakt voor deze functionaliteiten gebruik van haar eigen AI-oplossing en open LLM's. Er gaat geen data naar big tech. Het uitgangspunt blijft dat alle informatie feitelijk is en altijd te herleiden is naar de bron. Raadsleden moeten er immers op kunnen vertrouwen dat ze beschikken over juiste en complete informatie in het uitoefenen van hun functie.

Raadzaam gebruikt AI bijvoorbeeld door ook te zoeken naar synoniemen en spelvarianten. Op deze manier past Raadzaam AI toe als hulpmiddel om de zoekervaring te optimaliseren. Het aantal zoekresultaten wordt hierdoor vergroot, maar de keuze welk resultaat daarvan het meest relevant is, blijft aan de gebruiker.

Deze toepassingen moeten niet worden overschat. Om toekomstige schandalen te voorkomen, is het essentieel dat we nieuwe technologieën alleen inzetten wanneer we begrijpen wat ze doen en waar hun grenzen liggen.

Volgens Claire vraagt verantwoord AI-gebruik om bewustzijn en discipline:

Gebruik AI ter ondersteuning en inspiratie, niet als vervanging. Ga ervan uit dat alles wat je invoert openbaar kan worden. ‘Geheim erin, is openbaar eruit’. Werk daarom in een afgeschermde omgeving en wees kritisch op gratis tools.

Voor de gemeente Utrecht vormt Raadzaam daarmee een solide basis: eerst de vindbaarheid, overzicht en samenhang vergroten op basis van feitelijkheid, daarna innoveren.